Ekstern persondatapolitik

Vi tager din databeskyttelse alvorligt

Hos Køge Handelsskole (KHS) er det vigtigt for os, at du er tryg ved, hvordan vi behandler dine persondata. Derfor har vi en persondatapolitik, der forklarer dig, hvordan vi behandler dine oplysninger på en ansvarsfuld måde og med respekt for dit privatliv.

Det gælder både, når vi behandler dine persondata som led i dit studie, din ansættelse, som leverandør eller som samarbejdspartner.

For at beskytte dine persondata bedst muligt, vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker din mulighed for at have kontrol med dine data.

Kontaktoplysninger

KHS er dataansvarlig for behandlingen af dine persondata, og vi sikrer, at databehandlingen foregår i overensstemmelse med lovgivningen.

Køge Handelsskole

Uddannelsesvej 20

4600 Køge

Tlf. nr.: 56 67 04 00

Mail: khs@khs.dk

Website: khs.dk

CVR.: 17257234

Databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Mail: dpo@khs.dk

Formålet med databehandlingen

Formålet med at indsamle og behandle dine personoplysninger er at vurdere og besvare din henvendelse, planlægge dit studieforløb og i øvrigt drive KHS som uddannelsesinstitution. På den måde kan vi:

• yde dig den bedste studieservice
• administrere, planlægge og udvikle vores uddannelsestilbud og studieaktiviteter
• drive vores uddannelsessteder effektivt og med høj kvalitet
• administrere og udvikle vores hjemmesider og digitale platforme

Hvis du har valgt at modtage nyhedsbreve, anden information fra os eller at deltage i konkurrencer, anvender vi dine persondata i overensstemmelse med det samtykke, vi har indhentet fra dig.

Oplysningerne, der lagres om din brug af vores hjemmeside og IT-platforme, bruges til at få større kendskab til dig og øvrige brugere af websitet. Denne brug kan bl.a. omfatte undersøgelser og analyser, der er rettet mod en forbedring af vores uddannelser og services.

Vi anvender denne type data om dig

Vi anvender data om dig for at gøre vores uddannelsessted bedre og sikre kvalitet i vores uddannelses- og studieaktiviteter samt i vores service til dig som studerende, underviser, leverandør eller samarbejdspartner.

De data, vi anvender, omfatter almindelige personoplysninger:

• kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer, mailadresse
• personlige oplysninger som køn, alder, fødselsdato, nationalitet, familierelationer, civilstand, interesser og foto
• CV-oplysninger om uddannelse og beskæftigelse, job- og sprogreferencer
• ansættelsesrelaterede oplysninger, herunder løn, fravær, orlov, performancehistorie og score
• studierelaterede oplysninger som fx studienummer, uddannelsesretning, fravær og eksamensresultater
• økonomiske oplysninger, herunder Nem konto og kreditkortnummer
• IP og MAC adresser
• lokationsdata, der viser, hvor på KHS du opholder dig
• køretøjers registreringsnumre, hvis der parkeres på vores område
• overvågningsbilleder fra skolens område inkl. parkeringspladsen

Vi anvender også dit CPR-nummer, når det er nødvendigt til entydigt at identificere dig. I nogle tilfælde har vi også brug for at registrere dit pasnummer.

Derudover behandler vi i særlige tilfælde følsomme personoplysninger. Det sker især, hvis du som studerende har mulighed for at opnå længere eksamenstid eller du som medarbejder har særlige skånebehov. I sjældne tilfælde kan vi have behov for at kende til strafbare forhold. Disse følsomme oplysninger omfatter:

• helbredsoplysninger, herunder oplysning om sygdom og handicap
• straffe-/børneattester og oplysninger om strafbare forhold

Vi kan have behov for at sammenstille dine data med data, vi modtager fra andre aktører.

Hvis sammenstillingen kan afsløre din identitet og oplysninger af privat eller følsom karakter, indhenter vi dit samtykke til behandlingen.

Inden vi eventuelt sammenstiller data, vurderer vi, om der er risiko for, at behandlingen har negativ effekt på din privatlivsbeskyttelse. Hvis det er tilfældet, oplyser vi dig om behandlingen og dens formål og beder om dit samtykke til fortsat behandling.

Vi behandler kun relevante og nødvendige persondata

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Alle data er også nødvendige for at opfylde disse formål.

I nogle tilfælde er det bestemt ved lovgivning, hvilken type persondata, der er nødvendig at indsamle og opbevare. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

I andre tilfælde indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine persondata. Det gælder fx når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, eller når vi har behov for at videregive dine oplysninger til vores samarbejdspartnere, fx uddannelsesinstitutioner i udlandet, samt i forbindelse med studieture.

Korrekte og opdaterede oplysninger

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi kontrollerer løbende dine stamdata i CPR-registeret, men da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

Opbevaring af dine persondata

Vi opbevarer kun dine persondata, så længe de er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til, at vi indsamlede dem. Opbevaringsperioden er i nogle tilfælde begrænset som følge af lovkrav, i andre tilfælde vurderer vi konkret, hvor lang tid, vi har brug for at opbevare dine data.

Behandlingssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler persondata og personfølsomme data. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende backup af vores datasæt. Vi beskytter også fortroligheden og autenticitet af dine data ved hjælp af kryptering, hvor dette er påkrævet.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Dine datarettigheder

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger, vi behandler om dig, og få adgang til dem.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du ønsker at benytte dine datarettigheder, skal du rette henvendelse her: dpo@khs.dk.

Klageadgang

Du har mulighed for at klage over KHS’s behandling af oplysninger om dig. Klage herom bedes indsendt til dpo@khs.dk, hvorefter vi vil behandle og besvare din klage hurtigst muligt.

Du har endvidere ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Opdatering af persondatapolitikken

Ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi opdaterer og ændrer derfor denne persondatapolitik, så den afspejler vores behandlingsaktiviteter. Du kan se datoen for seneste opdatering nederst på siden. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores website.

Sidst opdateret december 2018